В настоящей статье мы познакомились с «максимальной комплектацией» процедур и документов, создающих проектный план. В реальной практике, особенно когда проект по масштабам является средним или небольшим, носит регулярный характер, избыточные усилия по планированию часто не требуются. В таких случаях можно ограничиться типовыми планировочными решениями и неполным составом документов. Вместе с тем, без базового документального комплекта в сводном плане вряд ли можно обойтись, и усилия, потраченные на его разработку, окупаются сторицей. Дополнительным преимуществом обращения к команде является возможность создать на проекте открытую атмосферу, в которой приветствуется конструктивная критика.
В графике проекта документируются разного рода договоренности. Также данный документ облегчает взаимодействие между всеми участниками, позволяет зафиксировать объемы работ, составить смету расходов. Данный этап создает своего рода фундамент, надежность которого определяет успех работы и своевременное ее завершение. Затем необходимо обозначить оборудование, финансирование и материально-технические средства, которые понадобятся для достижения цели. Сделать памятку и указать количество персонала, нужных специалистов. Подробно расписать ответственных исполнителей, исследовательский состав проекта, подотчетных, консультантов и иных сотрудников, ставящихся в известность о выполненных действиях и принятых решениях.
Решите, что вам необходимо
В отличие от задач проекта, бизнес-задачи определяют стратегию и скорость работы всей компании или подразделения в долгосрочной перспективе. Бывают ситуации, когда требуется объединить определённые рабочие процедуры вашей группы в одном шаблоне. В таком случае необходимо преобразовать выполненные ранее проекты в шаблоны с возможностью сохранения некоторых элементов, таких как задачи, ключевые вехи и этапы проекта.
Качество инструмента, который вы используете для работы с шаблонами проекта, не менее (а может быть, и более) важно, чем качество самого шаблона проекта. Существует множество средств управления проектами, призванных помочь группам в планировании проектов, но не все они одинаковы. Сесть и составить полный план проекта, охватывающий все до последней детали, на этом этапе кажется совершенно невозможным.
Определите роли и обязанности, назначьте ресурсы
Хотя эта задача более конкретная, чем в предыдущем плохом примере, в ней всё равно не хватает нескольких важных параметров. Эта задача измерима (на 5%), но не конкретна и не ограничена по времени, так как мы не указали, что подразумевается под «экологичностью» и к какому времени нужно улучшить производственный процесс. В результате невозможно понять, является ли задача достижимой и реалистичной.
Тогда для минимизации данного риска необходимо провести дополнительное исследование, и эту работу приходится включать в календарный план. Пассивное реагирование подразумевает формирование дополнительных финансовых резервов под выявленные риски. Этапы разработки календарного плана могут быть представлены также и в логической последовательности, представленной далее. Диаграмма Ганта — это тип гистограммы, иллюстрирующей график проекта. На вертикальной оси диаграммы перечислены все задания, а на горизонтальной указаны временные интервалы. Это помогает планировать, координировать и отслеживать конкретные задания.
Шаг 4. Составьте подробный календарный план проекта
А для упрощения работы вашей группы также необходим процесс сбора заявок, который обеспечивал бы единство информации, получаемой с их помощью. Ваш план проекта должен включать в себя основные правила обмена информацией, в том числе в нем должна быть указана частота и применяемые методы взаимодействия. Мы понимаем — этот этап планирования проекта может оказаться очень мучительным. Если вы сделаете это до того, как приступить к составлению календарного плана, вам будет проще разместить все задачи в правильном порядке.
- Когда начнете назначать задачи, обязательно учитывайте возможности сотрудников.
- Ранее мы упоминали программное обеспечение для управления работой, поскольку такое управление — это зонт, под которым находится и управление проектами.
- Из статьи вы узнаете, как создать план проекта по рекомендациям PMBok или с помощью философии Agile.
- При наличии ясных и четких целей компании каждый сможет определить собственные задачи для их реализации.
- Трудно что-то выполнить, не понимая, зачем это нужно делать в принципе.
- Вам нужно, чтобы участники команды согласились с графиком проекта и настроились на успешное выполнение работы.
Впрочем вовсе необязательно добавлять буферное время к каждой из ваших задач. Взвесьте риски и добавьте его только в том случае, если это имеет смысл. Первый этап любого проекта сводится к ответам на вопросы «что? У ключевых заинтересованных лиц достаточно влияния и полномочий, чтобы чтобы от них зависела успешность проекта, и поэтому их цели обязательно нужно достичь. Даже если выполнить проект вам поручил генеральный директор, вам все равно понадобится его хорошее отношение.
Составить календарный график работ
Ниже показан локальный блок диаграммы потоков данных разработки плана управления мероприятием. При наличии ясных и четких целей компании каждый сможет определить собственные задачи для их реализации. Таким образом, все сотрудники будут работать в одном направлении, но предпринимать разные шаги, чтобы в итоге оказаться у одной финишной черты.
Менеджер проводит презентацию проекта перед инвесторами и топ-менеджерами, рассказывая о его методиках. Среди слушателей формируется группа участников, с которыми впоследствии будут заключены контракты. Затем следует этап непосредственного выполнения заявленных работ.
Этапы разработки календарного плана
Отсутствие должной детализации приводит к ошибкам, но и избыток деталей с многочисленными повторениями мешает пониманию содержания проекта. Поэтому план защиты проекта обычно тестируется на слушателях, не имеющих предварительных знаний план управления проектом о проекте, с привлечением представителей широкой аудитории. Поскольку прекращение поддержки наших продуктов версии Server не за горами, создайте выгодный план миграции в облако с помощью программы Atlassian Migration Program.
Предназначение проекта должно объяснять важность работы над ним и то, как этот проект впишется в цели компании. Если вы разрабатываете документ для себя или внешнего инвестора, то основу этой работы необходимо делать самостоятельно. Резюме нужно, чтобы кратко донести самую важную информацию о проекте. Например, вы приносите бизнес-план очень занятому инвестору. Он открывает документ в самом начале, за несколько минут прочитывает резюме и уже примерно понимает суть и перспективы бизнеса, источники финансирования, необходимый размер инвестиций и сроки запуска. Последующие разделы просто более подробно раскрывают информацию из резюме.